Program szkolenia BUDOWA POZYTYWNEGO WIZERUNKU URZĘDU
- Przygotowanie uczestników do wykonywania w urzędzie funkcji specjalisty ds. budowy wizerunku lub w przypadku szefów tych urzędów do świadomego zarządzania tym obszarem działań urzędu.
- Uświadomienie uczestnikom korzyści jakie dla każdego urzędu płynął z wdrożenia nowoczesnych narzędzi z zakresu budowy wizerunku w administracji publicznej oraz podjęcia planowych i ustawicznych działań w tym zakresie.
- Wskazanie sprawdzonych rozwiązań i działań z zakresu budowy wizerunku urzędów, które wykorzystane w innych urzędach polskiej administracji publicznej przyniosły spodziewane efekty.
- Przygotowanie uczestników do efektywnej współpracy z mediami
Profil uczestnika szkolenia
Szkolenie skierowane jest do osób rozpoczynających pracę w administracji publicznej w komórkach organizacyjnych lub na stanowiskach, które odpowiadać mają za działania z zakresu public relations lub mają takie działania wspierać, a także do szefów tych instytucji, którzy chcieliby świadomie budować wizerunek swoich instytucji przy wykorzystaniu sprawdzonych w administracji publicznej nowoczesnych rozwiązań.
O szkoleniu
Szkolenie zamknięte: …zapytaj o szkolenie w formie zamkniętej
Miejsce: dowolne
Program szkolenia
2 dni szkoleniowe (14 x 45 min.)
1. Wprowadzenie: Nowoczesny urząd – te same zadania, inny poziom oczekiwań
- Rola urzędu i jego pracowników we współczesnych realiach społecznych?
- Obywatel – podmiot czy przedmiot działania urzędu?
- Wpływ wizerunku urzędu na realizację podstawowych zadań administracji publicznej.
- Praktyczne przesłanki zajmowania się przez instytucje publiczne komunikacją wewnętrzna i zewnętrzną?
- Komunikacja jako regulator funkcjonowania wszystkich płaszczyzn instytucji publicznej.
2. Public relations (PR) – czym jest i do czego służy
- Public relations – czym jest i w jaki sposób kształtuje wizerunek organizacji?
- Dlaczego trzeba i warto zajmować się PR?
- Cele PR w administracji publicznej.
- Funkcje PR w administracji publicznej.
- Wizerunek – tożsamość – reputacja organizacji.
- Kto odpowiada za PR w administracji? Miejsce PR w strukturze organizacyjnej urzędu.
- Najczęstsze problemy we wdrażaniu działań PR w urzędzie.
- PR – promocja – reklama.
- Uwarunkowania prawne PR.
- Podstawowe reguły PR.
- Finansowanie działań z zakresu PR w urzędzie.
- Co wpływa na wizerunek urzędu?
3. Wizerunek urzędnika jako składowa wizerunku urzędu
- Co składa się na wizerunek osobisty urzędnika?
- Jak wizerunek urzędnika przekłada się na wizerunek urzędu?
- Jak urzędnicy powinni być postrzegani, a jak sš postrzegani?
Po co urzędnikom sztuka efektywnego komunikowania się?
- Od czego zależy efektywność komunikacji?
Bariery komunikacyjne i jak ich unikać.
- Rola informacji zwrotnej.
4. Tworzenie programu PR
- Tworzenie programu public relations – elementy programu, metody doboru technik public relations.
- Zawsze mamy coś na początek – analiza sytuacji wyjściowej.
- Analiza SWOT.
- Określenie celów działań PR.
- Określenie grup docelowych.
- Dobór metod ewaluacji.
- Matryca komunikacyjna – czym jest i jak się ją tworzy.
5. Komunikacja wewnętrzna – szansa otoczona pułapkami
- Po co nam w ogóle komunikacja wewnętrzna?
- Cele i zamierzone skutki komunikacji wewnętrznej.
Warunki niezbędne do funkcjonowania skutecznej komunikacji wewnętrznej w organizacji.
- Role poszczególnych szczebli personelu w procesie komunikacji wewnętrznej.
- Co determinuje dobór poszczególnych technik komunikacji wewnętrznej.
Narzędzia służące rozwojowi komunikacji wewnętrznej.
- Najczęściej popełniane błędy (przyczyny zakłóceń komunikacji w organizacji), ich konsekwencje i sposoby ich pokonywania.
6. Budowa wizerunku urzędu na zewnątrz i narzędzia komunikacji zewnętrznej
- Czym jest komunikacja zewnętrzna i czy można z niej zrezygnować?
- Cele i zamierzone skutki komunikacji zewnętrznej.
- Warunki niezbędne do funkcjonowania skutecznej komunikacji zewnętrznej.
- System Zbierania Informacji.
- Role poszczególnych szczebli personelu w procesie komunikacji zewnętrznej.
- Jak zbudować wydajny system komunikacji zewnętrznej w urzędzie.
- Narzędzia wykorzystywane do komunikacji z otoczeniem.
7. Tożsamość instytucji oraz Standardy obsługi klientów
- Czym jest tożsamość instytucji?
- Tożsamość instytucji jako jedno z narzędzi komunikacji zarówno wewnętrznej jak i zewnętrznej.
- Wizualne i pozawizualne elementy tożsamości instytucji.
- Księga „CI” jako uporządkowanie standardów identyfikacji wizualnej instytucji.
- Najważniejsze zasady zachowania pracowników nastawionych na profesjonalną obsługę klienta.
- Jak opracować i wdrożyć wewnętrzne standardy obsługi klienta?
8. Efektywna współpraca z mediami to sztuka
- Dlaczego mass media mają takie znaczenie?
- Specyfika działania poszczególnych mediów.
- Dlaczego dziennikarze są tacy, jacy są, czyli specyfika pracy w poszczególnych mediach!
- Możliwe formy współpracy z mediami.
- Skąd bierzemy temat do komunikatów? Co to jest publicity?
- Jakie rodzaje informacji interesują dziennikarzy?
- Jak dziennikarz definiuje „dobry materiał (dobry artykuł)”?
- Jak poprawnie zbudować tekst prasowy?
- Rozmowa z dziennikarzem – Na czym zależy obu stronom?
- Zacieśnianie kontaktów z dziennikarzami.
- Podstawowe zasady organizowania konferencji prasowych.
- Jak osiągnąć własne cele podczas kontaktu z dziennikarzem?
- Jakich błędów nie popełnić we współpracy z dziennikarzami.
Metodologia szkolenia
Szkolenie zostanie przeprowadzone z wykorzystaniem metod takich jak: wykład interaktywny, prezentacja multimedialna, studium przypadku (case study), ćwiczenia indywidualne, ćwiczenia grupowe, dyskusje, symulacja
Trener prowadzący szkolenie:
Radosław Hancewicz – prawnik, dziennikarz, PR-owiec, trener. Od początku 2007 r. przeprowadził blisko 2500 godz. szkoleń dla administracji publicznej. W latach 2006-2008 trener wewnętrzny Służby Cywilnej współpracujący z Kancelarią Prezesa Rady Ministrów.
Autor licznych programów szkoleniowych przeznaczonych dla administracji publicznej oraz pierwszego w Polsce poradnika dla trenerów chcących efektywnie szkolić administrację publiczną pt. „Szkolenia dla administracji publicznej. 101 praktycznych wskazówek dla trenerów”, wydanego w sierpniu 2011 r. nakładem Wydawnictwa Helion/OnePress, a także wydanego przez to samo wydawnictwo poradnika dla osób pełniących funkcje kierownicze w instytucjach publicznych pt.: „Kierownik w instytucji publicznej. Znajdź swój własny, skuteczny styl zarządzania”, który pojawił się w księgarniach w marcu 2012 r. i już pierwszego dnia sprzedaży wszedł na listę bestsellerów wydawnictwa. Ponadto w listopadzie 2012 r. na rynku ukazał się kolejny poradnik dla urzędników jego autorstwa pt. „Profesjonalna obsługa klienta i radzenie sobie z trudnym klientem w urzędzie” wydany także przez Wydawnictwo Helion/Onepress.
Obecnie współpracuje z wieloma instytucjami publicznymi, uczelniami i firmami szkoleniowymi, w tym także z Krajową Szkołą Administracji Publicznej.
Specjalizuje się w szkoleniach z zakresu zarządzania w administracji. W oparciu o własny, autorski program Efektywny kierownik kluczem do sukcesu instytucji publicznej, obejmujący m.in. zagadnienia z zakresu planowania, motywowania, przywództwa, budowy zespołów oraz komunikacji w nich w warunkach polskiej administracji, szkoli kadrę kierowniczą polskich instytucji publicznych. W 2012 r. przeprowadził szkolenia dla kadry kierowniczej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów z zakresu kierowania i zarządzania zasobami ludzkimi. Ze szkoleń z tego zakresu korzystały także m.in. Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich, które objęło tym szkoleniem wszystkich swoich dyrektorów, Ministerstwo Spraw Wewnętrznych, które objęło szkoleniem wszystkich naczelników wydziałów czy Mazowiecki Urząd Wojewódzki w Warszawie, który objął szkoleniem wszystkich swoich kierowników.
Obecnie prowadzi także szkolenia w zakresie „Budowy Programu Zarządzania Zasobami Ludzkimi w instytucjach publicznych” i „Wdrażania standardów zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej”. Od 2007 r. wykładowca zajmujący się tematyką efektywnej komunikacji na Podyplomowych Studiach Rachunkowości i Audytu Wewnętrznego w Jednostkach Sektora Publicznego na Wydziale Ekonomii i Zarządzania Uniwersytetu w Białymstoku.
Specjalista z zakresu opisów i wartościowania stanowisk pracy oraz ocen okresowych w Służbie Cywilnej. Twórca autorskiego systemu ocen pracowniczych dla Sądu Rejonowego w Białymstoku, i współtwórca takiego systemu dla Izby Skarbowej w Białymstoku.
Bardzo ważną część działalności szkoleniowej zajmują także szkolenia z zakresu Profesjonalnej obsługi klienta i radzenie sobie z trudnym klientem w urzędzie.
W ramach własnego projektu Nowoczesny urząd w relacjach ze społeczeństwem budowa wizerunku instytucji publicznej zajmuje się także szkoleniami obejmującymi zagadnienia związane z szeroko rozumianym public relations, budową wizerunku, autoprezentacją, komunikacją interpersonalną, etykietą, i wystąpieniami publicznymi.
W latach 2002 2004 dziennikarz Gazety Wyborczej zajmujący się tematyką gospodarczą, edukacyjną oraz integracji Polski z Unią Europejską.
Od 2004 r. pełni funkcję Rzecznika Prasowego Izby Skarbowej w Białymstoku. Od września 2006 r. kierujący Wieloosobowym stanowiskiem ds. komunikacji i jakości obsługi, od października 2006 r. do sierpnia 2009 r. Pełnomocnik Dyrektora ds. Zarządzania Ryzykiem Wewnętrznym, a od grudnia 2008 r. Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością w Izbie Skarbowej w Białymstoku.
Praktyk w zakresie public relations w administracji. Przygotowane i prowadzone przez niego w latach 2009 i 2010 kampanie wspomagające rozliczanie zeznań PIT w województwie podlaskim zostały przez Ministerstwo Finansów uznane za jedne z trzech najlepszych w kraju, a kampania z 2011 roku za najlepszą w kraju. Od 2007 r. członek Akademii Ekspertów Public Relations. Od początku 2009 r. współpracuje z jednostkami wymiaru sprawiedliwości m.in. z Krajową Szkołą Sądownictwa i Prokuratury, Sądem Apelacyjnym w Białymstoku, Sądem Okręgowym w Białymstoku, Sądem Okręgowym w Łomży oraz Sądem Rejonowym w Białymstoku. Pracował także w roli eksperta w ramach projektu Modernizacji systemu zarządzania zasobami ludzkimi w Sądzie Rejonowym w Białymstoku.